Le guide pour réussir votre état des lieux : conseils pour propriétaires et locataires

L’état des lieux d’entrée : définition, obligations et démarches

Découvrez tout sur ce document essentiel destiné à protéger les locataires et propriétaires. Il aide à éviter les litiges et garantit une location sereine. Profitez de nos modèles gratuits !

Un état des lieux entrant, c’est quoi ? 

Un état des lieux est un document décrivant en détail l’état d’un logement et de ses équipements lors de l’arrivée du locataire. Ce document est établi conjointement entre le propriétaire et le locataire. Il permet de noter l’état de chaque pièce, des installations et du mobilier (si présent). De plus, il sert de référence en cas de litige sur d’éventuelles dégradations et protège les deux parties en fin de bail.

Obligatoire selon la loi ALUR

La loi ALUR impose de faire un état des lieux d’entrée pour toute location de résidence principale, qu’il s’agisse d’un logement vide ou meublé. Ce document doit être rédigé avant la remise des clés. Il doit également décrire précisément l’état de chaque pièce du logement, ainsi que ses équipements et meubles, s’il y en a.

Si le locataire remarque des problèmes non indiqués après la signature du formulaire, il a 10 jours pour demander une modification ou le contester. Si le propriétaire refuse, le locataire peut faire appel à la commission de conciliation pour régler le conflit.

Pourquoi est-il important de réaliser un état des lieux entrant ?

Cette démarche est essentielle pour protéger à la fois le propriétaire et le locataire en documentant l’état du logement de manière précise.

• Pour le propriétaire, il facilite la preuve de dégradations éventuelles et la récupération des frais de réparation nécessaires. Sans cette procédure, justifier une retenue sur le dépôt de garantie devient difficile. Cela peut donc entraîner des litiges en cas de dommages.
• Pour le locataire, l’état des lieux offre une garantie contre des réparations injustifiées et protège son dépôt de garantie. Sans ce document, le locataire risque d’être accusé de dégradations qu’il n’a pas causées. Cela complique ainsi le remboursement de la caution.

Les étapes pour réaliser un état des lieux d’entrée réussi 

Pour des démarches complètes et bien menées, suivez ces étapes essentielles :

1.Préparation minutieuse : Avant de commencer, établissez une checklist pour ne rien oublier et prévoyez un temps suffisant pour examiner chaque pièce avec soin. La prise de photos datées permet de garder une trace visuelle de l’état initial.
2.Éléments indispensables et vérifications :
Type d’état des lieux : préciser s’il s’agit d’un état des lieux d’entrée ou de sortie. Adresse complète du logement et date de l’état des lieux. Détails des parties : noms et adresses du locataire, du propriétaire ou de leurs représentants. Relevés de consommation pour l’eau, le gaz et l’électricité. Inventaire des clés : préciser le nombre et les fonctions (porte principale, boîte aux lettres, cave, etc.). État détaillé du logement : décrire les sols, murs, plafonds, fenêtres, portes et huisseries dans chaque pièce. Pour les logements meublés, faire l’inventaire des équipements et meubles. Tests essentiels : électricité (tester les lumières, prises et appareils), plomberie (vérifier robinets, douches et chasses d’eau pour détecter les fuites), ventilation et humidité (contrôler les joints, moisissures et ventilation), isolation (vérifier l’ouverture et fermeture des fenêtres et portes), et connexion internet (tester l’accès ou la connexion disponible).

3.Signature des deux parties : Le propriétaire et le locataire (ou leurs représentants) doivent signer le document pour attester l’exactitude de la démarche.

Modèles gratuits de formulaires : PDF et Word

Pour faciliter la réalisation de l’état des lieux d’entrée, plusieurs modèles gratuits sont disponibles. Les formats PDF et Word sont particulièrement pratiques pour noter avec précision l’état du logement :

Modèle état des lieux Maison – PDF

Modèle état des lieux Maison – WORD

Modèle état des lieux Studio/T1 – PDF

Modèle état des lieux Studio/T1 – WORD

Modèle état des lieux T2/T3 – PDF

Modèle état des lieux T2/T3 – WORD

Modèle état des lieux T4/T5 – PDF

Modèle état des lieux T4/T5 – WORD

Coûts et responsabilités lors de l’état des lieux d’entrée

Découvrez les coûts, les responsabilités et l’utilité de faire appel à un expert dans le cadre de cette procédure.

Quel est le coût moyen de la procédure ?

Dans la grande majorité des cas, l’état des lieux d’entrée est réalisé à l’amiable entre le propriétaire et le locataire, ce qui signifie qu’il est gratuit. Cependant, si les parties décident de faire appel à un professionnel, comme un agent immobilier ou un diagnostiqueur immobilier, un coût peut être appliqué.

Qui doit prendre en charge les frais de l’état des lieux ?

Lorsque le recours à un professionnel est nécessaire, le propriétaire et le locataire se partagent les frais selon les règles définies par la loi. En revanche, un état des lieux réalisé sans tiers, de manière amiable, est sans frais pour les deux parties.

Gérer les litiges et recours liés à cette procédure

Apprenez à gérer les litiges autour de l’état des lieux d’entrée : recours en cas de refus, modification après signature, et solutions pour régler les désaccords.

Refus ou absence d’état des lieux d’entrée : conséquences et recours

En cas de refus ou d’absence de cette démarche, les deux parties risquent des conséquences juridiques.

• Si le propriétaire refuse, il devra prouver à la fin de la location que le logement était en bon état. Il devra également prouver que les dégradations viennent du locataire.
• Si le locataire refuse, il sera présumé avoir reçu le logement en bon état. Il devra alors le rendre dans cet état, sauf preuve du contraire.

Conditions et procédures pour contester ou modifier le formulaire après signature

Après la signature, le locataire a 10 jours pour contester le formulaire s’il découvre un défaut non constaté.

Résoudre un litige lié à l’état des lieux

Si le désaccord persiste, il vaut mieux chercher d’abord une solution amiable. Commencez par un échange informel, puis envoyez un courrier recommandé si besoin.
Si aucun compromis n’est trouvé, les deux parties peuvent solliciter l’aide d’un conciliateur de justice ou se tourner vers la commission départementale de conciliation.

👉 Pour les litiges plus complexes ou les demandes de réparations non réglées, le recours à la justice reste une option. Le locataire ou le propriétaire peut saisir le juge des contentieux de la protection auprès du tribunal compétent dans un délai de trois ans, accompagné des preuves du litige.
Dans certains cas, il est également possible de faire appel à un huissier pour établir un constat d’état des lieux. Les deux parties doivent alors se partager les frais.
 

FAQ

Comment bien faire un état des lieux ?

Pour bien réaliser un état des lieux, commencez par un examen détaillé de chaque pièce, en notant l’état des murs, sols, plafonds, portes, fenêtres et équipements. Utilisez le formulaire disponible sur cette page pour une prise de notes structurée et fiable. Pensez à prendre des photos datées pour documenter les éventuels défauts ou usures. Assurez-vous que le propriétaire et le locataire sont d’accord sur chaque point et signent le document. En cas de doute sur une observation, il vaut mieux l’inclure pour éviter des désaccords futurs.

Est-il possible de contester un état des lieux d’entrée ?

Oui, le locataire dispose de 10 jours pour demander des modifications, et d'un mois pour les équipements de chauffage.

Qui doit être présent lors d’un état des lieux ?

Pour qu’un état des lieux soit valide, il doit être contradictoire, c’est-à-dire réalisé en présence des signataires du bail : le propriétaire (ou son représentant, comme une agence immobilière) et le locataire.Cela permet aux deux parties de vérifier ensemble l’état du logement et de s’entendre sur ce qui est noté.
Si l’une des parties ne peut pas être là ou en cas de désaccord, un huissier peut intervenir pour garantir l’objectivité et la validité de l’état des lieux.

De quel document a-t-on besoin pour l’état des lieux de sortie ?

Pour l’état des lieux de sortie, il faut le document de l’état des lieux d’entrée pour comparer l’état initial et final du logement. Un formulaire pour l’état des lieux de sortie est aussi recommandé pour noter les observations. Des photos datées ou un constat d’huissier peuvent être ajoutés en cas de litige.

Est-ce qu’un état des lieux est payant ? 

Un état des lieux d’entrée est généralement gratuit lorsqu’il est fait à l’amiable entre le propriétaire et le locataire.
Cependant, s’ils choisissent de faire appel à un professionnel (comme un agent immobilier ou un huissier), des frais peuvent s’appliquer. La loi limite ces frais à 3 € TTC par m² pour le locataire, en veillant à ce qu'ils ne dépassent pas la part payée par le propriétaire.

Quel modèle utiliser pour un état des lieux ?

Pour un état des lieux précis, il est essentiel d'utiliser un modèle détaillé, idéalement un formulaire PDF imprimable, qui couvre chaque pièce, équipement et élément du logement. Un bon modèle permet de noter avec précision l'état initial et d’éviter d’éventuels litiges en fin de bail.